Rôle de l'encadrant principal d'une sortie
Un initiateur fédéral ou un bénévole du club, reconnu pour ses compétences, encadre les activités et prend les décisions assurant la sécurité du groupe. Il prend les inscriptions lors de la permanence du club le jeudi précédent la sortie et définit la date, le lieu et l’heure de RDV pour le covoiturage.
Partage des frais de transport
Les frais kilométriques sont partagés sur la base d'un forfait kilomètrique + frais de péage. Le forfait kilométrique est évalué à 0,08 €/km/passager. Par véhicule, le minimum est de 0,32 €/km (partagé par tous les occupants). Les frais de péage sont partagés par le nombre d'occupants du véhicule.
Exemple : sortie à Omblèze dans la Drôme avec 4 personnes dans le véhicule
320 km (aller-retour) + 13 € (péage) => forfait kilométrique : 25,60 € par personne, péage : 3,25 € par personne soit un coût total par personne de 28,85 €.
C'est le tarif préconisé par le club. Les adhérents sont libres de faire un autre choix avec le ou les chauffeurs, surtout quand les voitures sont peu remplies. De toutes manières il est recommandé, dans la mesure du possible, de globaliser les coûts sur l'ensemble des participants. Par exemple, 2 personnes dans une voiture ne doivent pas être pénalisées par rapport à 5 personnes dans une autre voiture.